Signalement d’irrégularités dans la comptabilité et la vérification :
En octobre 2004, le comité de vérification du conseil d’administration d’Astral Media a établi une procédure concernant :
- la réception, la conservation et le traitement des plaintes formulées par des tiers relativement à des questions de comptabilité, de contrôles comptables internes et de vérification;
- la dénonciation anonyme et confidentielle par des employés d’Astral Media de pratiques de comptabilité ou de vérification qui leur semblent douteuses.
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Procédure de plainte d’Astral Media Inc. pour le signalement d’irrégularités dans la comptabilité et la vérification
Cette procédure a été établie par Astral Media afin de régir la réception, la conservation et le traitement des plaintes adressées par des tiers ou des dénonciations faites par des employés d’Astral Media concernant le signalement d’irrégularités dans la comptabilité et la vérification. De telles plaintes et dénonciations peuvent être présentées à Astral Media soit par courriel ou télécopieur à l’adresse et au numéro suivants :
ou de façon confidentielle en complétant le formulaire disponible sur notre internet.
Les plaintes doivent comprendre des renseignements suffisants, précis et pertinents concernant notamment les dates, endroits, personnes, témoins et chiffres afin qu’on puisse procéder à une enquête valable.
Sur réception d’une plainte, la vice‑présidente, Affaires juridiques et secrétaire l’inscrit immédiatement dans un registre et ouvre un dossier. Le registre et le dossier sont conservés dans un endroit protégé pour en garantir la confidentialité. La vice‑présidente, Affaires juridiques et secrétaire avise immédiatement le vice‑président, Ressources humaines d’une plainte faite par un employé d’Astral Media et s’assure de sa confidentialité.
La vice‑présidente, Affaires juridiques et secrétaire envoie une copie de toutes dénonciations au président du comité de vérification du conseil d’administration, qui détermine s’il y a lieu de procéder à une enquête.
Pour mener une telle enquête, le président du comité de vérification du conseil d’administration peut demander l’aide de conseillers internes ou externes, au besoin, et a accès à tous les livres comptables d’Astral Media.
Les enquêtes sont réalisées le plus rapidement possible, compte tenu de la nature et de la complexité de la plainte ainsi que des questions qui y sont soulevées.
La vice‑présidente, Affaires juridiques et secrétaire conserve dans les dossiers d’Astral Media les plaintes, les dénonciations et les documents connexes pour une période d’au moins trois ans.
Chaque trimestre, un rapport sur le nombre, la nature et l’issue des plaintes qui ont été reçues et qui ont fait l’objet d’une enquête est envoyé au comité de vérification du conseil d’administration.
Indépendamment de la procédure énoncée ci-dessus, les plaintes qui sont susceptibles d’avoir une incidence importante sur Astral Media sont communiquées dans les plus brefs délais au comité de vérification.
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